上海外国语大学贤达经济人文学院财务支款、报销管理规定
为加强学校财务管理，提高资金使用效益，更好地为教学、科研和管理服务，根据《中华人民共和国会计法》、《民办高校财务管理条例》、《现金管理条例》以及学校相关规定，对经常性的支款报销手续作以下规定：
一、财务报销原则
依法据规、先批后审、权责结合、民主理财；实行“一支笔”审批制，审批人对其签批的财务开支业务的真实性、合法性和效益性负主要责任。
二、审批制度
（一）学校财务工作由校长领导，实行“一支笔”审批制度。各院、部（职能处室）的主要行政负责人为本部门经费“一支笔”签批人，在董事会批准的预算（计划）范围内，按学校实际情况运行执行预算，并对预算（计划）的执行结果负责。
（二）学校各院、各行政部门财务开支事宜必须纳入学校年度财务预算方案，本着“保证重点、兼顾一般、厉行节约、精打细算”的原则，按预算核定的指标合理安排支出，充分发挥资金的使用效益。
（三）审批原则
1.预算内经费
各院、各行政部门预算经费在学校下达的指标控制数内，单笔支出在500元（含）以内的，由本院、本部门主要行政负责人签字审批；500元-5000元（含）由分管校领导审批；5000元以上由校长签字审批。特别重大的开支由校长签署意见，报校长办公会议审议决定。
中层干部正职（或主持工作的副职）报销，应由分管校领导审批，金额大于5000元还须由校长签字审批。
2.预算外经费
资金审批按照《预算外资金申请表》执行。根据业务性质分别由分管财务校长、校长、校长办公会议、董事会审批。
3.财政拨款专项经费
专项经费（包括部门项目和个人项目）必须专款专用，严格按照预算申报及批复文件的开支范围履行报销手续，不得列支招待费。单笔支出在500元(含)以内的，由项目负责人审批，项目主管部门负责人对支出内容进行审核；500元-5000元（含）由分管校领导审批；5000元以上由校长审批。
4.个人教学科研经费、财政专项的学生补贴经费、人员支出经费的报销审批按以下规定执行：
（1）个人教学科研经费（经费来源于专项、预算内）按照《上外贤达学院教学科研项目经费使用管理办法》（附件）规定使用，在拨款到位后，支出费用由项目负责人复核，项目主管部门负责人对支出内容进行审核。支出金额在10000元（含）以内由项目主管部门行政负责人审批，支出金额在10000元-30000元（含）由分管校领导审批，30000元以上由校长审批。
（2）学生奖、助、贷金、生活费、优待金、医疗报销、勤工助学等学生津补贴事务支出，使用上级专项拨款经费的，由相关职能部门行政负责人签字审核，分管校领导审批；由学校预算内经费支出的，按照规定的审批流程进行。
（3）学校校内、校外人员经费（除个人科研项目列支校外劳务费外）审批流程不变，均须由各院、部门行政负责人、财务负责人、分管校领导、校长分别签字审批。
（四）为了简化审批手续，对已办理过借款审批手续、已办理过预算内业务执行申请审批手续的，在报销时由财务处行政负责人审核后给予报销（报销凭证后应附审批表或审批报告）。
（五）重大财务事项的办理须提交学校校长办公会议审批。
三、财务报销凭证的要求
（一）原始凭证的要求
1.原始凭证的内容必须具备：凭证的名称；填制凭证单位名称或者填制人姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位名称；经济业务内容；数量、单价和金额。一笔经济业务不得蓄意拆分开具票据。
2.经济业务具体内容汇总填开的，未明确填列单价与数量的发票，如：试剂、材料、办公用品、校内使用的日常用品、食品、电脑配件、图书等，需附销货单位清单，清单应加盖出票单位公章；发票与销货清单的金额和单位保持一致。
3.从外单位取得的原始凭证，发票必须有税务局监制章及开票单位发票专用章，行政事业单位收据必须有票据监制章及开票单位财务专用章。
4.凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写与小写金额必须相符。购买实物的原始凭证，必须有验收证明。支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的详细收款信息。
5.经上级有关部门批准的经济业务，应当将批准文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
6.凭证不得涂改、挖补。原始凭证一经涂改无效。发现原始凭证有错误的，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章。
7.原始凭证遗失的处理办法：须提供对方单位出具的证明（单据号码、金额、业务内容等）并在票据复印件上加盖对方单位财务专用章的，证明、复印件需本人和部门院系负责人签字，会计主管人员批准方可报销。
8.报销时效。当年票据当年报销，发票一般不能跨年度报销。12月份取得的发票因特殊情况（如科研经费、教研经费、进修费等）可在次年第一季度内报销。
（二）记账凭证的要求
记账凭证的填制按有关制度规定，根据经济业务内容填制。会计责任人在填制记账凭证时应做到摘要清楚，业务内容真实，报销手续完备，账务处理准确完整。
四、相关报销项目的规定
（一）差旅费报销
差旅费开支范围包括出差人员城市间交通费、住宿费、伙食补助费，住宿费和城市间交通费实行限额凭据报销的办法，按出差的实际住宿天数计算；伙食补助实行包干办法，按出差的自然（日历）天数计算。
1.工作人员出差住宿费开支标准
出差人员每人每天住宿费限额标准：出差人员一般应住宿三星级以下（含三星级）的宾馆，校级人员每人每天300元，处级人员每人每天200元，副处级及以下人员每人每天150元标准。
出差住宿费在规定的标准内凭据实报实销。实际住宿费超过规定的标准部分自理。
2.工作人员出差的交通费开支标准
乘坐交通工具的等级标准（见下表）
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| 飞 机 | 火 车 | 长途汽车 |
| 校级领导 | 经济舱 | 软 席 （软座、软卧） | 按 实 |
| 中层干部 | 经济舱 | 硬 席 | 按 实 |
| 其他工作人员 |
| 硬 席 | 按 实 |
坐火车，从晚8点至次日晨7点，在车上过夜6个小时以上的，或连续乘车时间超过12小时的，可购同席卧铺票。
从严控制其他工作人员出差乘坐飞机，出差路途较远或出差任务紧急必须乘坐飞机的，须经校长批准。
乘坐飞机，往返机场的专线客车费用、民航机场管理建设费和旅客人身意外伤害保险费等（限每人每次一份），凭据报销。
3.出差人员的伙食标准
工作人员的出差伙食费，不分途中和住勤，限额报销标准为：50元/天/人。凭出差地合法合规的用餐票据进行报销。出差人员由接待单位统一安排伙食的，不再予以限额报销。中午12点之前出发按一天计算，中午12点之后出发按半天计算；回程时间中午12点之前到达按半天计算，中午12点之后到达按一天计算。
4.出差人员的市内交通费标准
工作人员出差期间，不分职务，凭票报销市内交通费。出差人员经批准乘坐飞机的，往返机场的交通费用按实报销，在不影响工作的情况下应使用机场专线大巴。
出差人员乘晚10点以后火车离开本市或在晚8点以后回到本市的，可凭据报销一次出租车票。
5.出差人员报销需填写《差旅费付款凭单》
（1）提供车船费、订票费、行李寄存费、出差当地的住宿费及日伙食餐费等正规票据、分管领导批准的出差报告。
（2）会议出差，须提供书面会议通知，无书面会议通知的应写出情况说明，并经分管领导审批。
（3）出差由对方接待的不再报销出差期间的餐费，报销时请附会议通知，按主办单位统一开具的凭据报销，报销会议会务资料费、注册费的，需附缴纳会务资料费、注册费的通知。
（4）出差期间，购买图书、材料、发生其他支出要单独报销，不能附在差旅费报销单后一同报销，需另填制《付款凭单》进行报销。
（5）车船票、机票、住宿费、会务费等相关费用超标的，须经分管校领导审批。
（6）课程建设、科研项目旅差费报销参照《科研项目经费管理办法》，不享受日餐费报销额度规定。
（7）下列开支不予报销:
工作人员出差期间，事先经学校领导批准就近回家省亲办事的，其绕道多开支的部分由个人自理。绕道和在家期间发生的住宿费、伙食补助费不予报销。
工作人员出差期间，因游览或非工作需要的参观发生的一切费用，均由个人自理。出差人员不准以任何名义、任何方式用公款请客、送礼和游览名胜。
（8）按照审批权限逐级审批后，持经费本到财务处报账。
（二）会议会务、培训的报销
1.校内外会议会务、培训项目，报销时附会议/培训通知、会议/培训组织安排计划等书面材料及分管校领导批复报告，组织大型会议/培训还须校长批复报告。
2.按照审批权限逐级审批后，持经费本到财务处报账。
（三）设备、图书、材料物资、软件购置的报销
1.设备、图书、材料物资、软件的购置和管理参照《上外贤达学院固定资产管理制度》执行。
2.图书资料、报纸期刊购置报销，须由图书馆统一采购并办理资产验收登记手续。
3.材料物资、设备采购实行归口管理，须经后勤资产部门登记验收，同时发票应由经济业务经办人、验收人签字，不能代签，严禁自购、自批、自报、自领；由于专业的原因，必须自购的实物，应由物资管理部门认可，方能自购。购置大宗或批量元器件、材料报销时还应附采购清单、立项批复报告、购销合同、招标文件、审计报告、验收文件等。
4.购买软件资料，需在后勤资产管理处办理软件资产登记验收手续。
5.按照审批权限逐级审批后，持经费本到财务处报账。
（四）实验室新改建、装修以及后勤修缮等工程的报销
1.零星基本建设工程、房屋修缮、房屋及室外维修必须提供立项审批报告、工程招投标文件、工程预决算、施工合同、审计报告、验收文件等相关文件。
2.按照审批权限逐级审批后，持经费本到财务处报帐。
（五）各类劳酬、讲座、津补贴等人员费用的报销
1.各部门院系发放的各类人员费用，不分经费来源，均须在 “薪资平台”统一造册，打印单据，按照《薪资发放操作规定》办理审批流程。
2.以“现金”支付形式的，必须有领款人本人签收。领款时，由财务处直接代扣个人所得税的，统一向税务部门缴纳。
3.支付讲座费、评委费等提供讲座及活动的批准报告。
4.按照审批规定审批后，持经费本到财务处完税审核报账。
（六）各种科研课题建设、重点课程等经费报销
1.报销范围严格按照校《教学科研项目经费使用管理办法（暂行）》（详情参见附件）及专项经费项目预算规定执行。
2.涉及购买设备、软件、文献建设资金购买的图书按有关规定办理资产验收登记手续；涉及人员费用的，须经薪资平台登记造册，打印单据。
3.按照审批权限逐级审批后，持经费本到财务处报账。
（七）业务招待费的报销
各部门要严格控制部门业务招待费支出。对超预算的业务招待，按预算外经费管理办法处理。违反规定的招待费一律自理。
五、借款项目的规定
1.除特殊事项外，财务处一般不对外借款。
2.确需借款的事项，按如下规定：
（1）借款包括现金和支票。
（2）借款人必须是校内职工，学生及外单位人员借款不予受理。
（3）财务处对所借款项进行账务处理，严格实行一事一借，有借有还，前款不清、后账不借的规定。
（4）借款人应填写《借款单》及相关业务部门的通知到财务处申领借款，财务人员根据借款用途核定可借款项金额，并根据《现金管理办法》和《银行结算办法》，办理现金或支票借款；一般借款最高额度为人民币2000元整，并需提前二天通知财务处。
（5）借款应在业务结束7天内办理报销还款手续。逾期不办理又无正当理由者，将从借款人次月工资及津贴中扣回所借款项。
六、其他规定
1.一笔经济业务不得拆分报销。
2.携带经费单报销，一单经费对应一单《付款凭证》。
3.所有原始凭证的报销，应将原始凭证按不同经济业务按内容分别粘贴在《付款凭单》的后面，并与左上角对齐。在《付款凭单》上准确填写用途、附件张数及大小写金额，并注明经费所属预算项目名称。
4.不予以全额报销的原始凭证，根据审批领导意见，在原始凭证上注明实报金额，实报金额不应大于原始凭证票面金额。
5.发生外币业务需报销的，换算汇率以报销时当天中国银行人民币汇率基准（中间）价进行折算,实行人民币报销。
6.根据现金管理条例，凡在同一地点或同一单位付款金额超过1000元或购置固定资产的，均需办理转账支付。转账支付时，收款单位名称、账号、开户行必须与所提供的购货发票一致。
7.凡属下列情况之一的，不得报销：
（1）违反国家有关法律、法规和财经纪律以及学校的各项财务规章制度的；
（2）对不真实、不合法和明显不合理的原始凭证；不符合合同条款约定内容的；
（3）原始凭证手续不完备、审批程序不规范、经费使用不符合规定、项目列支渠道不明确的；内容填写不全、字体无法辨认或有明显涂改迹象的；
（4）对于记载不准确、不完整的或不按规定粘贴、不按规定填写报销凭证的，财务人员有权要求经办人员更正、补充，对于多次更正补充后仍不符合本规定要求的；
（5）出差地点与批准地点不符或无故绕道扩大开支的；
（6）利用外单位发票将校内资金转入他人账号的；
（7）非财务处核发的经费卡本和经费余额不足的；
（8）应由个人支付的各项开支；
（9）不符合财务部门关于转账经费规定和要求的业务；
（10）白条收据；
（11）付款单位抬头为“个人”的票据；
（12）违反有关财务规定的其他开支。
七、教学科研项目及专项项目的管理办法由相关管理职能部门另行制定。财务报销范围参照相关职能部门规定执行，报销手续适用本办法。
八、本规定从自公布之日起执行。
附件：
上外贤达学院教学科研项目经费
使用管理办法（暂行）
根据国家和上海市相关部门关于科研项目经费使用的要求（见附参考文献），本校对各类教学科研项目经费的使用提出如下暂行管理办法：
一、项目负责人在本校科研管理部门和财务管理部门的指导下，按计划自主支配项目经费。项目资助经费的使用范围主要包括：
1.管理费：本校科研管理部门和财务部门提取项目资助经费的5%，每项不超过1500元，学校统筹使用。
2.劳务费（含餐费）：包括专家咨询费、参与项目研究的学生助研津贴，以及非课题组成员、科研辅助人员的劳务支出等。项目资助经费的20%可用于劳务费（含餐费，餐费不超过8%），但每项不超过10000元。国家和上海市相关部门下达的教学科研项目经费不包含餐费。
3.交通费：项目资助经费的10%可用于为完成项目研究工作而使用的交通费，但每项不超过5000元。
4.资料费：开展项目研究所需的资料收集、复印、翻拍、翻译等费用，以及必要的图书购置费（须附购书清单）等。
5.调研差旅费：为完成项目研究工作而进行的国内调研活动开支的差旅费，其标准参照国家有关规定执行。
6.小型会议费：围绕项目研究举行的小型研讨会的经费开支（须附经科研管理部门负责人批准的议程和预算）。
7.计算机及其辅助设备购置和使用费：经科研管理、后勤和财务部门负责人批准以后，项目负责人可以购买一台计算机，单价5000元以下，其所有权归学校（须办理资产登记和使用手续）。计算机使用费包括上机费、录入费以及用于项目研究的资料查询、信息交流等上网费和软件费用等。
8.印刷费：项目研究成果的印刷费和打印费等。
二、成果鉴定费(包括鉴定专家劳务费、鉴定材料邮寄费等)由学校拨付。每位鉴定专家的劳务费根据最终成果形式和字数掌握在300—800元。
三、本校自设项目研究成果通过验收后，其资助经费结余(包括预留经费)的70%可用于对项目负责人和课题组成员进行奖励。
四、对因项目负责人出国、离职、生病或其他原因不能继续研究的项目，停止拨款，并追回已拨经费的剩余部分。
五、国家和上海市相关部门对特定教学科研项目经费使用如另有规定，执行国家和上海市相关部门的有关规定。
六、本校先前制定的相关规定如与本管理办法不符，以本管理办法为准。
七、本管理办法由校科研管理部门解释。